Tableau Excel pour calculer votre indemnité de licenciement pour inaptitude

Pour calculer l'indemnité de licenciement pour inaptitude dans un tableau Excel, il faut distinguer l'origine professionnelle ou non de l'inaptitude. L'indemnité légale se calcule par tranches d'ancienneté : 1/4 de mois par année jusqu'à 10 ans, 1/3 au-delà (articles L1234-9 et R1234-1 du Code du travail). En cas d'inaptitude d'origine professionnelle (accident du travail ou maladie professionnelle), cette indemnité est doublée en vertu de l'article L1226-14 du Code du travail.

Calculer son indemnité de licenciement pour inaptitude exige de maîtriser deux variables qu'aucun calculateur générique ne traite correctement : l'origine de l'inaptitude et son impact sur le montant final. Un salarié déclaré inapte à la suite d'un accident du travail perçoit une indemnité légale doublée par rapport à une inaptitude d'origine non professionnelle. Construire son propre tableau Excel permet d'intégrer cette distinction essentielle et d'automatiser le calcul, tranche par tranche, tout en comparant le résultat avec les dispositions éventuellement plus favorables de sa convention collective.

De même, savoir comment calculer les indemnités de licenciement CESU est crucial pour éviter les erreurs, que l'inaptitude soit professionnelle ou non.

Licenciement pour inaptitude : quelle indemnité êtes-vous en droit de recevoir ?

L'indemnité de licenciement pour inaptitude obéit à un double régime juridique. Tout dépend de l'origine de l'inaptitude constatée par le médecin du travail. Le Code du travail distingue deux situations dont les conséquences financières sont radicalement différentes pour le salarié.

Avant toute chose, un rappel : le licenciement pour inaptitude ne peut être prononcé par l'employeur qu'après une tentative loyale de reclassement. L'avis d'inaptitude rendu par le médecin du travail mentionne expressément si l'inaptitude est d'origine professionnelle ou non. Cette mention conditionne l'ensemble du calcul indemnitaire.

Inaptitude d'origine non professionnelle : le régime de droit commun

Lorsque l'inaptitude n'a pas d'origine professionnelle (maladie ordinaire, accident de la vie privée), l'indemnité de licenciement suit les règles de droit commun fixées par les articles L1234-9 et R1234-1 du Code du travail.

Le calcul s'effectue par tranches d'ancienneté. Pour les années comprises dans les 10 premières années d'ancienneté, l'indemnité est égale à 1/4 de mois de salaire par année. Au-delà de 10 ans, chaque année supplémentaire ouvre droit à 1/3 de mois de salaire. Les années incomplètes sont proratisées : un reliquat de 8 mois d'ancienneté au-delà de la dernière année pleine compte pour 8/12 du montant annuel.

Cette indemnité légale constitue un plancher. Aucun salarié ne peut percevoir moins, quel que soit son secteur d'activité.

Inaptitude d'origine professionnelle (AT/MP) : la majoration obligatoire

L'article L1226-14 du Code du travail prévoit une majoration déterminante : lorsque l'inaptitude résulte d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle (AT/MP), l'indemnité légale de licenciement est doublée.

Concrètement, le montant obtenu par le calcul classique (1/4 par année jusqu'à 10 ans, 1/3 au-delà) est multiplié par deux. Cette majoration s'applique de plein droit dès lors que les conditions légales sont réunies. Elle ne dépend ni de la bonne volonté de l'employeur, ni d'une négociation individuelle.

La jurisprudence constante précise que ce doublement concerne exclusivement l'indemnité spéciale de licenciement prévue par l'article L1226-14. L'indemnité compensatrice de préavis, elle, reste due dans les conditions de droit commun pour les salariés en AT/MP, même en cas d'inaptitude.

Conditions cumulatives à vérifier avant tout calcul

Avant de saisir la moindre formule dans un tableur, vérifiez ces trois conditions qui commandent l'application du doublement :

• L'inaptitude doit être d'origine professionnelle : elle trouve sa cause dans un accident du travail ou une maladie professionnelle reconnue par la CPAM. L'avis d'inaptitude du médecin du travail doit le mentionner explicitement.
• L'employeur en a eu connaissance avant le licenciement : le salarié doit avoir porté cette information à la connaissance de l'employeur (par courrier recommandé, mention dans le dossier médical transmis, ou via l'avis du médecin du travail).
• Le licenciement est prononcé pour inaptitude : si l'employeur licencie pour un autre motif (faute, insuffisance professionnelle), le doublement ne s'applique pas, même si le salarié est par ailleurs inapte.

Un doute sur l'une de ces conditions ? La charge de la preuve incombe au salarié. Conservez tous les documents médicaux et échanges avec l'employeur relatifs à l'origine de l'inaptitude.

Les variables indispensables à rassembler avant d'ouvrir Excel

Avant d'ouvrir Excel, rassemblez l'ensemble des données d'entrée. Chaque variable manquante ou approximative se traduira par une erreur de calcul. Trois catégories de données structurent le tableur.

L'ancienneté conditionne le nombre de tranches à appliquer. Le salaire de référence détermine l'assiette du calcul. La nature de l'inaptitude commande l'application ou non du coefficient multiplicateur. Une quatrième variable, trop souvent négligée, peut changer le résultat : les dispositions de la convention collective applicable.

Ancienneté : comment la calculer précisément

L'ancienneté se calcule en années, mois et jours à compter de la date d'entrée dans l'entreprise jusqu'à la date de rupture effective du contrat de travail. Les périodes de suspension du contrat (arrêt maladie, congé parental à temps plein) sont neutralisées : elles ne comptent pas dans l'ancienneté pour le calcul de l'indemnité légale, sauf disposition conventionnelle contraire.

Dans le tableau Excel, convertissez cette ancienneté en valeur décimale. Par exemple, 6 ans et 8 mois = 6 + (8/12) = 6,67 années. Cette conversion permet d'appliquer ensuite les formules conditionnelles aux tranches sans manipulation manuelle.

Les périodes d'essai, les CDD successifs requalifiés et les reprises d'ancienneté conventionnelles doivent être intégrés. Vérifiez votre contrat de travail et les avenants : une clause de reprise d'ancienneté peut ajouter plusieurs années au compteur.

Salaire de référence : méthode des 12 mois vs méthode des 3 mois

L'article R1234-4 du Code du travail impose de retenir la formule la plus avantageuse pour le salarié entre deux méthodes :

• Méthode des 12 mois : moyenne mensuelle des rémunérations brutes perçues au cours des 12 derniers mois précédant la notification du licenciement (ou, si plus favorable, la date de rupture effective).
• Méthode des 3 mois : moyenne mensuelle des 3 derniers mois. Dans ce cas, les primes de caractère annuel ou exceptionnel perçues durant cette période sont intégrées au prorata.

C'est le montant le plus élevé des deux qui doit être saisi dans la cellule « salaire de référence » du tableau Excel. Une cellule de calcul intermédiaire peut automatiser cette comparaison avec une formule =MAX(moyenne_12_mois; moyenne_3_mois).

Le salaire ainsi déterminé sert de base unique à l'ensemble du calcul : il n'y a pas lieu de changer de méthode en cours de décompte.

Convention collective : vérifier si elle prévoit une indemnité plus favorable

L'indemnité légale n'est qu'un plancher. La convention collective applicable à l'entreprise peut prévoir une indemnité conventionnelle de licenciement plus favorable : taux supérieur par année d'ancienneté, ancienneté déclenchant le droit plus courte, ou majoration spécifique en cas d'inaptitude.

Dans le tableau Excel, une cellule distincte doit accueillir le montant de l'indemnité conventionnelle, calculé manuellement selon les dispositions de la convention. Une dernière cellule comparera ce montant avec l'indemnité légale (éventuellement doublée) et retiendra le plus élevé.

Près d'une convention collective sur deux prévoit des indemnités de rupture supérieures au minimum légal (DARES, 2024). Consultez votre bulletin de paie : le numéro de convention collective (IDCC) y figure obligatoirement. Vous pouvez ensuite rechercher ses dispositions sur Légifrance.

Structure du tableau Excel : colonnes, formules et logique de calcul

Le tableur s'articule en quatre blocs logiques, de la saisie des données brutes à la comparaison finale avec l'indemnité conventionnelle. Chaque bloc occupe une plage de cellules distincte, ce qui facilite la vérification et la mise à jour ultérieure.

Adoptez une structure en colonnes : colonne A = libellé de la variable, colonne B = valeur saisie ou importée, colonne C = formule ou résultat intermédiaire, colonne D = commentaire ou référence légale. Cette présentation permet de documenter chaque ligne de calcul et d'identifier rapidement l'origine d'une anomalie.

Les formules ci-dessous sont exprimées en notation Excel littérale. Adaptez les références de cellules à votre propre disposition si vous déplacez des blocs.

Bloc 1 : Données d'entrée (ancienneté, salaire, origine inaptitude)

Ce premier bloc regroupe les données brutes saisies manuellement par l'utilisateur.

• Cellule B2 : Date d'entrée : saisie au format JJ/MM/AAAA.
• Cellule B3 : Date de rupture effective : format JJ/MM/AAAA. Formule de contrôle en C3 : =B3 (pour affichage).
• Cellule B4 : Ancienneté en années (décimal) : formule =ANNEE(B3)-ANNEE(B2)+(MOIS(B3)-MOIS(B2))/12. Cette cellule convertit automatiquement l'écart entre les deux dates en valeur décimale exploitable.
• Cellule B5 : Salaire de référence brut mensuel : résultat de la comparaison 12 mois/3 mois. Si vous avez saisi les deux moyennes ailleurs, utilisez =MAX(cellule_moyenne_12_mois; cellule_moyenne_3_mois).
• Cellule B6 : Origine de l'inaptitude : cellule à liste déroulante (Validation des données > Liste) avec deux valeurs : « Non professionnelle » et « Professionnelle (AT/MP) ». Cette cellule commande la décision de doublement.
• Cellule B7 : Indemnité conventionnelle : montant calculé séparément selon les dispositions de la convention collective, saisi manuellement.

Bloc 2 : Calcul de l'indemnité légale par tranches

Le calcul par tranches utilise une formule conditionnelle qui distingue automatiquement la part jusqu'à 10 ans et la part au-delà.

Cellule C10 : Tranche 1 (≤ 10 ans) : =SI(B4<=10; B5*0,25*B4; B5*0,25*10)

Cette formule signifie : si l'ancienneté est inférieure ou égale à 10 ans, multiplier le salaire de référence par 0,25 (1/4) et par le nombre d'années. Sinon, plafonner à 10 années (soit 2,5 mois de salaire).

Cellule C11 : Tranche 2 (> 10 ans) : =SI(B4>10; B5*(1/3)*(B4-10); 0)

Si l'ancienneté dépasse 10 ans, la formule applique le coefficient 1/3 aux années excédant ce seuil. Dans le cas contraire, elle renvoie zéro.

Cellule C12 : Total indemnité légale standard : =C10+C11

Cette somme représente l'indemnité légale avant doublement éventuel. Elle constitue le montant de référence pour le régime non professionnel.

Bloc 3 : Cellule de décision : majoration AT/MP (formule =SI)

Cette cellule unique pilote l'ensemble du dispositif. Elle lit l'origine de l'inaptitude saisie en B6 et applique le coefficient multiplicateur adéquat.

Cellule C14 : Indemnité légale applicable : =SI(B6="Professionnelle (AT/MP)"; C12*2; C12)

La logique est binaire. Si la cellule B6 contient la valeur « Professionnelle (AT/MP) », le total standard est multiplié par 2. Dans tous les autres cas, le montant standard est conservé tel quel.

Cette cellule C14 constitue le résultat opposable du calcul légal. C'est ce montant que l'employeur doit au minimum verser.

Bloc 4 : Comparaison avec l'indemnité conventionnelle

L'indemnité conventionnelle saisie en B7 doit être confrontée au résultat légal. Une dernière formule détermine le montant effectivement dû.

Cellule C16 : Indemnité due (la plus favorable) : =MAX(C14; B7)

Cette fonction MAX retient automatiquement la valeur la plus élevée entre l'indemnité légale (éventuellement doublée) et l'indemnité conventionnelle. Le salarié a droit au montant le plus favorable, conformément au principe de hiérarchie des normes en droit du travail.

Cas pratique chiffré : simuler le calcul avec des profils types

Deux scénarios concrets permettent de visualiser le comportement du tableau Excel face à des profils distincts. Les salaires de référence utilisés sont des ordres de grandeur réalistes, destinés à illustrer la mécanique du calcul, non à prédire un montant exact.

Chaque scénario suit la même logique séquentielle : saisie des données en entrée, calcul par tranches, décision sur le doublement, comparaison conventionnelle. Le calcul de la prime de licenciement obéit à cette même architecture par tranches, que l'inaptitude soit ou non en cause.

Pour la date de la rupture conventionnelle 2026, il est important de noter que de nombreux changements sont intervenus.

Scénario 1 : inaptitude non professionnelle, moins de 10 ans d'ancienneté

Prenons un salarié non-cadre, 6 ans et 8 mois d'ancienneté, salaire de référence de 2 000 € brut, inaptitude d'origine non professionnelle, sans convention collective plus favorable.

Étape 1 : Saisie des données :

• B2 : 01/02/2020
• B3 : 01/10/2026
• B4 (formule) : 6,67 années
• B5 : 2 000 €
• B6 : « Non professionnelle »
• B7 : 0 € (pas de majoration conventionnelle)

Étape 2 : Tranche 1 (cellule C10) : l'ancienneté étant inférieure à 10 ans, la formule =SI(B4<=10; B5*0,25*B4; …) s'applique intégralement. Résultat : 2 000 × 0,25 × 6,67 = 3 335 €.

Étape 3 : Tranche 2 (cellule C11) : l'ancienneté ne dépasse pas 10 ans, la formule renvoie 0.

Étape 4 : Décision AT/MP (cellule C14) : B6 = « Non professionnelle », la formule =SI(…) conserve C12, soit 3 335 €. La comparaison avec B7 (0 €) confirme ce montant.

L'indemnité légale due est de 3 335 € bruts.

Scénario 2 : inaptitude professionnelle (AT), plus de 10 ans d'ancienneté et doublement

Prenons un technicien, 12 ans et 3 mois d'ancienneté, salaire de référence de 2 500 € brut, inaptitude consécutive à un accident du travail reconnu par la CPAM, convention collective prévoyant une indemnité de 12 000 €.

Étape 1 : Saisie :

• B4 : 12,25 années
• B5 : 2 500 €
• B6 : « Professionnelle (AT/MP) »
• B7 : 12 000 €

Étape 2 : Tranche 1 (C10) : l'ancienneté dépasse 10 ans, la formule plafonne à 10 années. Résultat : 2 500 × 0,25 × 10 = 6 250 €.

Étape 3 : Tranche 2 (C11) : 2,25 années au-delà de 10 ans. Résultat : 2 500 × (1/3) × 2,25 = 1 875 €.

Étape 4 : Total standard (C12) : 6 250 + 1 875 = 8 125 €.

Étape 5 : Doublement AT/MP (C14) : B6 active le doublement, soit 8 125 × 2 = 16 250 €.

Étape 6 : Comparaison (C16) : =MAX(16 250; 12 000) = 16 250 €. L'indemnité légale doublée l'emporte sur l'indemnité conventionnelle.

L'indemnité due est de 16 250 € bruts. Sans le doublement AT/MP, le salarié aurait perçu 12 000 € (indemnité conventionnelle plus favorable que les 8 125 € légaux). La différence : 4 250 € : tient exclusivement à la majoration de l'article L1226-14.

L'erreur courante qui fausse le calcul et peut coûter cher

L'erreur la plus fréquente, observée aussi bien chez les salariés que chez certains employeurs, consiste à calculer l'ancienneté à la date de notification du licenciement plutôt qu'à la date de rupture effective du contrat.

La notification du licenciement pour inaptitude intervient après l'avis du médecin du travail et la tentative de reclassement. Mais le contrat ne se rompt qu'à l'expiration du préavis. Or, en matière d'inaptitude, le préavis n'est pas exécuté : le salarié inapte est dispensé de travailler. Le contrat prend fin à la date de notification du licenciement lorsque le préavis n'est pas effectué, ou à la date d'envoi de la lettre recommandée notifiant la rupture si l'employeur y renonce expressément.

Concrètement, un écart de 2 ou 3 mois sur la date de rupture peut faire passer l'ancienneté sous la barre des 10 ans et supprimer purement et simplement la tranche à 1/3. Dans le scénario 2 ci-dessus, une ancienneté ramenée à 9,75 ans au lieu de 12,25 ans ferait disparaître la tranche 2 (soit 1 875 €, puis 3 750 € après doublement).

Une seconde erreur classique : omettre de comparer l'indemnité légale doublée avec l'indemnité conventionnelle. Certaines conventions collectives prévoient des majorations spécifiques pour inaptitude qui, cumulées à un taux déjà supérieur au taux légal, peuvent aboutir à un montant supérieur au doublement AT/MP. Le tableur règle cette question automatiquement via la cellule C16, à condition que l'indemnité conventionnelle ait été correctement renseignée en B7.

Comment créer et fiabiliser votre tableau Excel : étapes finales

Une fois la structure de base créée, quelques améliorations renforcent la fiabilité et la lisibilité du tableau.

Mise en forme conditionnelle : appliquez une règle de couleur à la cellule B6. Si la valeur est « Professionnelle (AT/MP) », la cellule passe en orange ou en rouge pour signaler visuellement l'activation du doublement. Cette alerte visuelle évite les oublis de saisie.

Protection des cellules de formule : verrouillez les colonnes C et D (Format de cellule > Protection > Verrouillée), puis activez la protection de la feuille. Les cellules de saisie en colonne B restent modifiables, les formules sont protégées contre les suppressions accidentelles.

Onglet convention collective : créez un second onglet dans le classeur pour documenter les dispositions conventionnelles applicables (articles, taux, conditions d'ancienneté). Vous pourrez y faire référence dans la colonne D du premier onglet.

Ce tableau ne remplace pas l'examen d'un professionnel du droit. Pour une autre situation de rupture, le calcul de l'indemnité de rupture conventionnelle 2026 obéit à des règles propres, distinctes de celles du licenciement pour inaptitude.

Il est également pertinent de consulter un guide pour le calcul de rupture conventionnelle 2026 : montant et indemnité afin d'assurer l'exactitude des sommes.

Téléchargez les textes officiels sur Légifrance pour documenter votre fichier. Les articles L1226-14, L1234-9, R1234-1 et R1234-4 constituent le socle juridique de l'ensemble des formules décrites.

Points clés

• L'indemnité de licenciement pour inaptitude se calcule par tranches : 1/4 de mois par année jusqu'à 10 ans, 1/3 au-delà, sur la base du salaire de référence le plus favorable (12 ou 3 mois)
• L'inaptitude d'origine professionnelle (AT/MP) double l'indemnité légale, à condition que l'employeur ait eu connaissance de cette origine avant le licenciement
• L'indemnité conventionnelle doit systématiquement être comparée à l'indemnité légale : la plus élevée des deux s'impose
• Un tableau Excel avec formules conditionnelles (=SI) permet d'automatiser la distinction entre régime standard et régime AT/MP
• La date de rupture effective du contrat : et non la date de notification du licenciement : détermine l'ancienneté à retenir pour le calcul

Sources

• service-public.fr
• legifrance.gouv.fr
• legifrance.gouv.fr
• legifrance.gouv.fr

Ces éléments sont d'ordre général et ne sauraient remplacer une consultation juridique. Pour un cas précis, adressez-vous à un avocat ou à un professionnel du droit.